… das ugandische Team mit Leiter Alex, Sekretär Marvin, Buchhalter Clinton, Köchin Barbra und Sozialpädagogin Angella, trifft sich einmal im Monat, um zu besprechen ob und welche Aufgaben erledigt wurden oder noch offen sind. Und welche Aufgaben im nächsten Monat oder zeitnah anstehen. Meistens schreibt Angella einen Bericht über mehrere Seiten, der an den deutschen Vorstand und ins MALAIKA Smile Büro geschickt wird. Anhand der Fülle der Punkte lässt sich erkennen, dass das nicht in einer Stunde erledigt ist.
Auf der letzten Sitzung am 10.08. gab es 13 Punkte zu besprechen. Wobei manche Punkte schnell abgehakt sind wie z.B. einen neuen Termin ausmachen oder die Nennung des akademischen Kalenders (Unterrichtszeiten, Ferien). Vieles wiederholt sich, aber es ist wichtig, jeden Punkt jeden Monat zu prüfen: Konten und Finanzen, Lizenzen und deren Verlängerungen, Stand der Verwaltungslisten, Besuche von Gästen und Volontären mit Programmerstellung, Bankkonten der MALAIKA Smile Kids, Updates Schulprojekt Kyankwanzi, Heilkräuter-Projekt, TORUWU-Projekt, Schule und Ausbildungen sowie das Wohlbefinden der MALAIKA Smile Kids, Termine der Hausbesuche durch Angella, Gesundheit der Kinder und der Angestellten und da ab 20. August Schulferien sind, wurde auch noch ein Ferienprogramm erstellt.
Für die Finanzen bzw. deren Verwaltung ist Clinton zuständig, in Uganda gibt es jedes Jahr eine Prüfung durch das Finanzamt, Kostenpunkt: 375 €. Das Budget des nächsten Monats wird von Marvin erstellt, den Vorsitzenden Christine und Uwe Irtenkauf zur Prüfung vorgelegt und dann das „genehmigte“ Geld nach Uganda überwiesen. Wobei bei jeder Überweisung knapp 40 € Bankgebühren anfallen. Clinton macht die Buchhaltung und trägt alle tatsächlich geleisteten Ausgaben in eine Tabelle ein, die dann wiederum von Uwe Irtenkauf geprüft wird. Im nächsten Monat sind wieder Schulgebühren fällig, die Liste erstellt ebenfalls Marvin und schickt sie zur Prüfung ins Malaika Smile Büro. Auf dem Team Meeting berichten Clinton und Marvin nicht im Einzelnen, sondern nur über den Stand der Listen.
Ein Dauerthema ist unter diesem Punkt der Zustand des Malaika Smile Vans. Wie schon berichtet, sind dringend teure Reparaturen notwendig, vllt muss aber auch ein Neues Fahrzeug gekauft werden. Die 1. Vorsitzende Christine Irtenkauf ist seit Anfang dieser Woche wieder in Uganda, dieses Thema wird hoffentlich mit ihr dann zu einer Entscheidung kommen.
Die NGO Malaika Smile hat jede Menge Lizenzen und Genehmigungen, die müssen immer wieder erneuert werden müssen: Versicherungen, Postfach, Fahrerlaubnis für den Van etc. Alle 5 Jahre muss die NGO-Lizenz erneuert werden. Im Januar 2027 ist es wieder so weit. Auch aus Deutschland müssen viele Unterlagen eingereicht werden und das Ganze kostet 1.500 €, wenn nichts beanstandet wird. Dies ist nun schon die 2. Verlängerung der Genehmigung, so dass wir die Unterlagen hoffentlich schnell zusammen haben. Aber alles viel Arbeit und mit Kosten verbunden.
Inzwischen sind auch die Verwaltungslisten ein fester Bestandteil im Geschäftsablauf. Damit jeder weiß was wann wo erledigt wurde oder zu erledigen ist. Es gibt z.B. eine Patengeschenkliste, eine Liste für Schulgebührdefizite (manche Eltern müssen einen Teil,der Gebühren übernehmen), eine Inventarliste (z.B. Anzahl der Laptops, Handys, Büromaterialien, Spiele etc.) und wie schon erwähnt die Liste für Schul- und Ausbildungsgebühren.
Im August ist nicht nur Christine Irtenkauf, Mum Christine, zu Besuch, sondern auch eine Voluntärin und ihre Schwester, im September kommen Giuliana (Voluntärin in 2024) und eine weitere Voluntärin. Hierfür werden Programm erstellt: Besuche in TORUWU, dem Behindertenprojekt, Besuche bei den Kids zu Hause, Betreuung und Beschäftigungen mit den Kids im Home, Schulbesuche, Fahrt nach Kyankwanzi zu unserer eigenen Schule, Einkaufen auf dem Afrikanischen Markt u.v.m.
Mit dem Beginn des Schulbaus der Mareike Smile Primary School in Kyankwanzi ist auch dieser Punkt bei den meetings zu finden. Ist der wöchentliche Bericht des Schulleiters bei allen angekommen? Clinton managt auch hier die Finanzen und berichtet über den Stand der Dinge. Da es Schul-Team-Treffen gibt, die nach Möglichkeit alle 6 Wochen „bilateral“ stattfinden, wird hier im Ugandan Team meeting nur ein kurzes Update gegeben.
Das Heilkräuterprojekt und Behindertenprojekt TORUWU werden ebenfalls immer „beleuchet“ und nach dem Stand gefragt. Für ersteres ist MALAIKA Smile Kid Elly verantwortlich, er bekommt aber Unterstützung von anderen älteren Malaika Smile Kids. Das TORUWU Projekt wird 2 mal im Monat besucht und mit einer monatlichen Spende unterstützt. Hier wird festgelegt, wer das wann macht.
Ein großer Punkt ist, wie es den MALAIKA Smile Kids im Einzelnen bei der Ausbildung und in der Schule geht und ob sie gesund sind. Mit Angellas Hausbesuchen gibt es mehr Klarheit, aber natürlich auch mehr Arbeit, um nach Möglichkeit diverse „Baustellen“ auszuräumen bzw. zu entschärfen. Auch hier ist mehr Geld vonnöten, manche Pat*innen spendieren einen Extra-Betrag, um einen Arztbesuch, Medikamente oder Schulmaterialien zu kaufen. Hierüber berichtete Angella natürlich auch auf dem meeting.
Zum Glück ist inzwischen – nächstes Jahr gibt es Malaika Smile 10 Jahre!! – eine gewisse Routine bei den meetings und Abläufen eingekehrt, was die Arbeit sehr viel effizienter macht, die einzelnen Abläufe wurden immer wieder verbessert. Aber es ist schon sehr vielfältig und umfangreich, um was sich Alex, Marvin, Clinton Barbra und Angella kümmern müssen. Mit diesem fleißigen Team sind wir erfolgreich und betreuen knapp 90 Kinder und Jugendliche im Alter von 4 – 24 Jahre. Mit dem Geld aus Mitglieds- und Patenbeiträgen, den Spenden und aus den Warenverkäufen finanzieren wir diese gute und wertvolle Arbeit. Die Dankbarkeit der ugandischen MALAIKA Smile Familie ist groß!